Проведемо детальну діагностику поточного стану вашої пресслужби, щоб зробити її роботу ефективнішою
Медіаприсутність за останні 12 місяців
Ефективність розміщень матеріалів у ЗМІ
Необхідність соціальних досліджень та допомога з їх підготовкою та проведенням
Дієвість внутрішніх політик та правил пресслужби
Репутаційна привабливість бізнесу для інвесторів
Поширені питання
Які документи нам треба надати для аудиту? Не хочемо викладати все підряд.
Мінімум, без якого аудит неможливий:
– Внутрішні регламенти та політики пресслужби (як працюєте зараз).
– Медіаплани за останні 12 місяців (що планували, що зробили).
– Media list (список контактів ЗМІ, з якими працюєте).
– Приклади матеріалів: 5-10 прес-релізів, статей, коментарів.
– Звіти про медіаприсутність (якщо є) – скільки разів виходили в медіа, де, з якою тональністю.
– Структура пресслужби (хто в команді, які посади, які функції).
– Бюджет на комунікації (скільки витрачаєте на PR). Конфіденційність гарантуємо: все під NDA, нічого не витече назовні.
Попередньо можете ознайомитися з Політикою Конфіденційності на сайті.
Як ви оцінюєте ефективність нашої пресслужби? За якими критеріями?
Критерії прості та прагматичні:
– Медіаприсутність за 12 місяців: кількість виходів у ЗМІ, охоплення аудиторії, тональність.
– Співвідношення зусиль/результатів: скільки прес-релізів надіслано → скільки опубліковано. Якщо надсилаєте 50, а публікують 5 – це провал.
– Частка ініціативних публікацій vs реактивних (коментарі до чужих новин). Якщо тільки реагуєте, а не генеруєте власні теми – це слабко.
– Швидкість реагування на запити ЗМІ: якщо журналіст пише о 10:00, а ви відповідаєте о 18:00 – новина вже вийшла без вас.
– Якість розміщень: національні топ-ЗМІ vs другорядні сайти без аудиторії.
Що входить у "діагностику процесів"? Навіщо це потрібно?
Це аналіз того, ЯК ви працюєте всередині:
– Структура пресслужби: чи правильно розподілені функції, чи не перевантажені співробітники.
– Узгодження: скільки ітерацій потрібно, щоб випустити один прес-реліз (якщо 10 узгоджень – це повільно).
– Вузькі місця: де застряють процеси (найчастіше – юридичний відділ або керівництво).
– Взаємодія з іншими відділами: чи отримуєте інформацію вчасно.
– Технічне оснащення: чи є програми для моніторингу медіа, CRM для роботи з журналістами, бази контактів.
Мета: знайти, що гальмує роботу, та дати рекомендації, як це прискорити.
Чи оцінюєте ви компетенції наших співробітників? Не хочемо, щоб когось звільняли через ваш аудит.
Ми НЕ приймаємо рішення про звільнення – це робить керівництво. Ми оперуємо лише фактами, які підтверджені аудитом. Факти які ми оцінюємо:
– Кваліфікація: освіта, досвід, профільні навички (чи вміють писати, чи розуміють медіа).
– Gaps у компетенціях: чого не вистачає (наприклад, небагато хто вміє працювати з кризовими комунікаціями).
– Рекомендації щодо навчання: медіатренінги, курси з кризового PR, SMM. Якщо команда слабка – рекомендуємо рекрутинг або залучення зовнішніх підрядників (можемо допомогти з пошуком).
Що таке "репутаційна привабливість для інвесторів"? При чому тут пресслужба?
Інвестори дивляться не тільки на фінансові показники, а й на репутацію компанії. Якщо про вас пишуть негатив або не пишуть взагалі – це ризик. Ми оцінюємо:
– Публічний імідж компанії (що пишуть ЗМІ, яка тональність).
– Прозорість комунікацій (чи відкриті ви для діалогу, чи ховаєтеся від питань).
– Довіра ЗМІ (чи беруть у вас коментарі, чи вважають вас експертами).
– Репутаційні ризики (чи є “скелети в шафі”, які можуть вилізти). Якщо потрібно – рекомендуємо соціальні дослідження (опитування, фокус-групи), щоб виміряти, як вас сприймають. Допомагаємо з організацією та аналізом.
Чи надаєте ви план, ЩО робити після аудиту? Не хочемо просто звіт "у вас все погано".
Обов’язково. Фінальний звіт включає:
– Список критичних недоліків (що треба виправити ЗАРАЗ).
– Дорожня карта змін: quick wins (швидкі покращення за 1-2 тижні) + довгострокові завдання (3-12 місяців).
– Необхідні ресурси: скільки людей потрібно, який бюджет, які технології.
– Прогнозовані результати: що зміниться, якщо виконаєте рекомендації (метрики “до” та “після”).
– Графік реалізації: що робити першим, що другим, що третім. Це не просто “у вас все погано”, а конкретний план дій.
Скільки часу займає весь аудит?
– Збір та аналіз документів: 7-14 днів (читаємо ваші регламенти, медіаплани, звіти).
– Інтерв’ю з командою: 2-3 дні (розмовляємо з співробітниками пресслужби, щоб зрозуміти, як працює система).
– Аналіз медіаприсутності: 7-10 днів (моніторимо згадки за 12 місяців).
– Підготовка звіту та рекомендацій: 5-7 днів (пишемо висновки та план дій). Загалом: 4-5 тижнів.
Який формат звіту?
PDF-документ:
– Executive summary (коротко для керівництва: що не так, що робити).
– Оцінка поточного стану (сильні сторони, слабкі сторони, загрози).
– Аналіз медіаефективності (метрики, графіки, динаміка).
– Діагностика процесів та команди (що гальмує, що треба змінити).
– Бенчмаркінг з конкурентами (хто краще, хто гірше, чому).
– План оптимізації (покроковий план дій).
– Бюджет змін (скільки коштуватиме реалізація рекомендацій).
Плюс презентація для керівництва: 1,5-2 години, де пояснюємо ключові висновки та відповідаємо на питання.